„Einen normalen Tagesablauf kenne ich nicht“

Im Interview: Ute Thielemann, Office Manager | Stuttgart

Frau Thielemann, Sie sind seit fast 19 Jahren bei Colliers tätig. Was hat Sie damals dazu bewegt, in die Immobilienbranche einzusteigen?

Schon vor der Geburt meiner zwei Kinder war ich in der Immobilienbranche tätig, allerdings in der wohnwirtschaftlichen. Die Stelle bei Bräutigam & Krämer (heute Colliers Deutschland) war der perfekte Wiedereinstieg für mich und dazu eine Weiterentwicklung im Bereich der Immobilien. Die Vielseitigkeit der Branche und die damit einhergehenden Aufgaben sowie immer neuen Herausforderungen haben mich die letzten 19 Jahre immer wieder fasziniert.

Sie sind Office Managerin in unserem Büro in Stuttgart. Wie können wir uns diese Position vorstellen?

Als ich begonnen habe, war das Stuttgarter Büro ein kleines, aber eingeschworenes Team mit sechs Mitarbeitern. Dieses Gefühl der Zusammengehörigkeit in ein stetig wachsendes Team mitzunehmen, darin sehe ich eine der wichtigsten Aufgaben des Office Managements.

Darüber hinaus ändern sich auch meine Aufgaben stetig. Neue Tools sowie die sich immer verändernden Anforderungen der Kunden stellen uns und damit auch das Back Office Team vor neue Aufgaben. Die Kollegen entsprechend zu sensibilisieren und zu fördern, zu erkennen wer sich auf welche Herausforderung einlassen kann, aber auch zwischenmenschliche Aspekte immer auf dem Schirm zu haben, das alles sind Aufgaben, die das Office Management so vielschichtig und interessant machen.

Wie sieht ihr „normaler“ Tagesablauf im sogenannten Back Office aus? 

Einen normalen Tagesablauf kenne ich gar nicht. Das Office Management hat im Grunde die Aufgabe, alles am Laufen zu halten und dabei als Anlaufstelle für jeden einzelnen Kollegen aus allen Bereichen zu fungieren. Das Back Office mit neuen Vorlagen auszustatten, den Kollegen neues Marketingmaterial mit an die Hand zu geben, Back Office Meetings zu koordinieren und zu organisieren, abteilungsübergreifend zu kommunizieren, manchmal auch zu vermitteln, das gesamte Büro über Company News zu informieren – all das sind nur ein paar Beispiele der Aufgaben, denen ich täglich begegne.

Mit welchen Abteilungen innerhalb von Colliers und welchen Personen extern haben Sie als Office Managerin zu tun?

Auch das hat sich in den letzten Jahren sehr verändert. Heute bin ich mit fast allen Abteilungen in Kontakt. Von Marketing über Financial Services bis hin zum C-Level stehe ich mit fast allen Kollegen in regelmäßigem Austausch. Aber auch extern fächern sich die Kontakte sehr breit und ich bin Ansprechpartner für Banken, Agenturen und – am wichtigsten – für unsere Kunden.

Welche Qualifikationen benötigt man, um für diese Position gewappnet zu sein?

Man sollte allem Neuen offen gegenüberstehen, ein Gespür für Menschen haben und die Freude, mit ihnen zu arbeiten nie verlieren. Hilfreich ist es, wenn man strukturiert arbeitet, belastbar ist und sich selbst nicht zu wichtig nimmt.

19 Jahre sind eine lange Zeit. Was macht Ihnen an Ihrem Job nach wie vor am meisten Spaß?

Definitiv die Zusammenarbeit mit den Menschen, die mich nun schon fast 19 Jahre begleiten. Eine große Aufgabe, die voraussetzt, dass man sich aufeinander verlassen kann. Das Stuttgarter Team besteht ohne große Fluktuation und wir haben es geschafft, trotz des schnellen Wachstums, sehr menschlich zu bleiben. Auch die positive Grundstimmung ist mir sehr wichtig. Des Weiteren macht mir die Vielseitigkeit meiner Arbeit Spaß. Nicht nur das Office Management, auch die Bereiche, die im Laufe der Jahre dazu gekommen sind bereichern meine Arbeitstage.

Vielen Dank für das Gespräch!