Meetingkultur als Schlüssel zum Erfolg

Ein Leitfaden für effektive und effiziente Meetings

Rund ein Drittel ihrer Arbeitszeit verbringen Führungskräfte in Meetings. Dass viele Meetings ergebnislos verlaufen, kostet alle Teilnehmer Zeit und Nerven und dem Unternehmen folglich Leistung. Laut der Befragung „Unternehmenssteuerung 2016“ von Kampmann, Berg & Partner, scheitern Meetings am häufigsten an schlechter Organisation, an der hohen Teilnehmerzahl und an der falschen Auswahl der Teilnehmer. Um diesen Risiken entgegenzuwirken und Besprechungen so erfolgreich wie möglich zu gestalten, vereinbaren viele Unternehmen feste Spielregeln für Meetings.

Bei Colliers überlassen wir es unserer jeweiligen Führungskraft, wie ein Meeting konkret durchgeführt wird. Damit folgen wir auch beim Thema Meetings der Grundausrichtung unseres Unternehmens, die einzelne Führungskräfte zu eigenem unternehmerischen Handeln auffordert. Dennoch gehört es zu meinen Aufgaben, unsere Führungskräfte mit einem Leitfaden auszustatten, anhand dessen sie ihr Meeting effizienter und effektiver gestalten können. Dabei geht es um Denkansätze und die Katalogisierung von Punkten, die ein Meeting beeinflussen. Im Folgenden stellen wir diese Meeting-Faktoren vor und hoffen, auch Ihnen damit wertvollen Input für Ihre individuelle Meetingkultur geben zu können. Die grobe Struktur des Leitfadens umfasst drei Hauptpunkte.

Faktoren für eine verbesserte Meetingkultur

1. Wer nimmt am Meeting teil?

• Einladungsliste: Hier gilt in der Regel – je weniger Teilnehmer ein Meeting hat, desto effizienter ist es. Dennoch sind manche Sachverhalte so komplex, dass die Anwesenheit mehrerer Verantwortlicher aus verschiedenen Abteilungen notwendig ist. Legen Sie also vorher klar fest, wer welche Aufgabe im Meeting hat – auch wenn es sich nur um „Wissensgewinn“ oder „Informationsweitergabe“ handelt. Grundsätzlich sollte der Meeting-Organisator sich zu jedem potenziellen Teilnehmer zwei Fragen stellen: Kann dieser Teilnehmer aktiv zum Erfolg des Meetings beitragen? Oder kann der Teilnehmer vom Meeting profitieren? Wenn Sie beide Fragen mit „Nein“ beantworten müssen, streichen Sie den betreffenden Teilnehmer von der Einladungsliste.

• Flexibilität: Planen Sie auch die Person ein, deren Anwesenheit vielleicht nur für zwei von sechs Punkten auf der Agenda erfolgversprechend ist. Möglicherweise können Sie den Ablauf des Meetings so gestalten, dass dieser Teilnehmer „seine“ Themen im Block wahrnehmen kann und dann das Meeting verlässt. Dafür ist ein Zeitplan unabdingbar. Sie als Meeting-Organisator legen auch die Person fest, die für die Moderation der Besprechung verantwortlich ist. Die Aufgabengebiete des Moderatoren umfassen Vorstellung der Agenda, das Lenken der Diskussion sowie für die Einhaltung der Zeitfenster und Gesprächsregeln zu sorgen.

2. Wie verhalten wir uns beim Meeting?

• Pünktlichkeit: Pünktliches Erscheinen demonstriert Respekt dem Inhalt des Meetings und den anderen Teilnehmern gegenüber. Unpünktlichkeit von einzelnen kann zudem die Zeit aller stehlen. Daher ist notwendig festzulegen, ob bereits besprochene Punkte für den Zuspätkommenden zusammengefasst werden oder ob die Agenda ungehindert fortgesetzt wird.

• Gesprächskultur: Referenten oder Personen, die sich im Meeting zu Wort melden, müssen ihren Gedanken ausformulieren können. Bevor ein Teilnehmer Kritik äußert, sollte er sich durch Nachfragen vergewissern, ob er die These richtig verstanden hat. Der Moderator achtet zudem darauf, dass die Gesprächsanteile sinnvoll aufgeteilt sind und nicht wenige sehr viel sprechen und andere deshalb still sind.

• Diskussion oder Streit: Auch hier ist der Moderator gefragt. Handelt es sich um eine sachliche und wünschenswert kontroverse Diskussion oder werden Positionen ausgetragen, die Einzelne besser unter sich klären? Der Meeting-Moderator muss mit der Kompetenz ausgestattet sein, abschweifende Diskussionen (auch seiner Vorgesetzten) zu unterbinden und in zielführende Bahnen zu lenken.

• Mobiltelefone, Tablets, Laptops: Legen Sie fest, ob und in welchem Maße Sie den Umgang mit diesen Utensilien gestatten. Kann beispielsweise die Benutzung von Smartphones das Meeting-Ergebnis bereichern oder lenken sie vorrangig von den Zielen ab? Wer nebenbei Emails liest, dessen Anwesenheit ist möglicherweise nicht zwingend notwendig.

• Pausen: Von Mitarbeitern darf erwartet werden, dass sie sich über einen längeren Zeitraum auf ein Themengebiet konzentrieren und konstruktiv dazu beitragen. Wer sein Meeting effizienter machen möchte, plant dennoch kleine Pausen Bei längeren Besprechungen sollte nach spätestens 90 Minuten eine längere Pause eingelegt werden.

3. Was ziehen wir aus dem Meeting?

• To-Do-Liste: Bereits während der Besprechung – meist am Ende eines Agenda-Punktes – werden To-Dos festgelegt. Hier empfiehlt es sich den Verantwortlichen und einen Umsetzungszeitraum konkret abzustimmen, damit die Aufgaben klar verteilt sind. Zu Beginn des Folge-Meetings stellen die jeweiligen Verantwortlichen den aktuellen Status ihrer To-Dos vor und gehen auch auf Schwierigkeiten im Bearbeitungsprozess ein. So sind alle Teilnehmer der Besprechung auf dem aktuellen Stand und der Verantwortliche weiß, dass er den Fortschritt seiner Aufgabe im nächsten Meeting erklären muss.

• Feedbackrunde: Planen Sie ein paar Minuten nach Abschluss der inhaltlichen Themen für eine kleine Feedbackrunde ein. Hier können die Teilnehmer ihre Verbesserungsvorschläge für den Meeting-Prozess Nehmen Sie Kritik offen auf und vergewissern Sie sich, ob die anderen Teilnehmer den Kritikpunkt unterstützen oder vielleicht sogar konträrer Meinung sind. Regelmäßige Feedbackrunden verbessern die Effizienz Ihrer Meetings kontinuierlich.

• Vertraulichkeit: Legen Sie fest, welche Inhalte aus dem Meeting, welchem Personenkreis zugänglich gemacht werden dürfen und weisen Sie am Ende des Meetings eindrücklich darauf hin.

• Protokoll: Der im Voraus bestimmte Protokollführer macht sich bereits während des Meetings Notizen, fasst die Ergebnisse der Besprechung sowie die To-Dos im Nachgang zusammen und macht diese allen Teilnehmern zugänglich.

Die Meetingkultur sollte ein fließender Prozess, nicht aber eine in Stein gemeißelte Vorgabe sein. Dennoch kann es auch für erfahrene Führungskräfte und Meeting-Experten hilfreich sein, sich mit den aufgeführten Punkten auseinanderzusetzen und sich dazu zu positionieren. Dies ist der Anfang auf dem Weg zu einer erfolgreichen Meetingkultur.

Viel Spaß und Erfolg bei ihrem nächsten Meeting!

Vgl. F.Malik; Führen, Leisten, Leben; Campus-Verlag 2006