Wachsende Möglichkeiten
Neues Bürokonzept am Standort Frankfurt
Ohne eine einzige Wand zu versetzen, haben wir durch unser neues Bürokonzept für das Bürovermietungsteam in Frankfurt jetzt mehr Möglichkeiten zur Zusammenarbeit geschaffen, die Kommunikation untereinander verbessert und Konzentrationsfähigkeit sowie Zufriedenheit unserer MitarbeiterInnen erhöht:
Unsere Ausgangssituation
Mit dem Wachstum unseres Bürovermietungsteams von 20 auf 34 MitarbeiterInnen hat sich auch die Schlagzahl in unseren Büroräumen innerhalb der letzten Jahre deutlich erhöht. Alle noch so unterschiedlichen Tätigkeiten haben wir zur selben Zeit am selben Ort ausgeübt und damit die Geräuschkulisse auf ein Level gehoben, mit dem wir alle nicht mehr zufrieden waren und von dem wir befürchten mussten, dass es der Produktivität innerhalb der Abteilung schaden könnte.
Unser Change Management
Also haben wir beschlossen, unser Arbeitsplatzkonzept grundlegend zu erneuern. Den ersten Schritt in diese Richtung stellte eine anonyme Befragung unter unseren MitarbeiterInnen dar, welche Aspekte der aktuellen Situation als positiv und welche als negativ empfunden werden. Gleichzeitig haben wir ein Projektteam aus acht Personen gebildet, das alle „Gewerke“ des Bürovermietungsteams repräsentierte, sich also aus MitarbeiterInnen der Bereiche Vermietungsberatung, Assistenz, Architecture & Workplace Consulting sowie Objektmanagement zusammensetzte.
Natürlich haben unsere Workplace-ExpertInnen, Nina Breuer und Andreas Lindenstruth, führende Rollen eingenommen und unseren Fall so behandelt, als würden sie einen externen Kunden beraten. In Workshops und im ständigen Austausch mit der gesamten Abteilung hat das Projektteam Ideen und Konzepte entwickelt, wie sich unsere Bürosituation für alle signifikant verbessern lässt.
Unser Konzept
Nach wenigen Monaten stand unser Konzept, welches das Ziel verfolgte, die Kommunikation des Teams zu fördern, aber gleichzeitig das Durcheinander und den Lautstärkepegel zu reduzieren. Daher haben wir uns von fest zugeordneten Arbeitsplätzen gelöst. Stattdessen haben wir das Modell „Arbeitsorte“ eingeführt. Diese Orte werden gezielt je nach Tätigkeit aufgesucht. Dabei mussten wir kalkulieren, dass auch ab und an mehrere MitarbeiterInnen gleichzeitig derselben Tätigkeit nachgehen und folglich den gleichen Arbeitsort benötigen. Mit intelligenter Raumplanung ist es uns gelungen aus ehemals 35 Arbeitsplätzen 54 Arbeitsorte zu machen und damit Möglichkeiten zur freien Entfaltung zu schaffen – egal ob Projektbesprechung im Team oder konzentrierte Einzelarbeit.
Der eigentliche Umbau dauerte nur ein verlängertes Wochenende. Unsere MitarbeiterInnen haben mittwochabends ihr altes Büro verlassen und am darauffolgenden Montagmorgen ihre Arbeit im neuen Bürokonzept wieder aufgenommen. Am „Eröffnungstag“ haben wir uns viel Zeit genommen, die neuen Arbeitsorte und technischen Details zu erklären. In kleinen Gruppen haben wir jeweils drei MitarbeiterInnen eine Stunde mit ihrer neuen Arbeitsumgebung vertraut gemacht.
Unser neues Büro
Nach wie vor gibt es heute bei uns „normale“ Bürobereiche, die wir allerdings mit (höhenverstellbaren) Schreibtischen und Steharbeitsplätzen effizienter geschnitten haben. Darüber hinaus haben wir aus einem Meetingraum einen Ruheraum entwickelt, in dem ausschließlich still gearbeitet wird. Akustisch optimierte Sofaecken mit hohen Rückenlehnen und Bildschirmen schaffen Raum für Teammeetings mit bis zu 10 Personen. Für konzentrierte Gespräche am Telefon, online oder unter vier Augen gibt es jetzt unsere Pods (von Framery), also kleine Kabinen, in die man sich zurückziehen kann, um – ohne andere zu stören oder selbst gestört zu werden – intensive Gespräche zu führen.
Die Installation dieser aktivitätsbasierten Arbeitsorte hat zur Folge, dass unsere MitarbeiterInnen mehrmals am Tag den Platz wechseln und je nach Projekt und Tätigkeit in unterschiedlichen Konstellationen zusammenfinden. Flexible IT-Lösungen ermöglichen dieses fluide Arbeiten. So können wir uns mit dem persönlichen technischen Equipment (Notebook, Tablet, Headset, etc.) reibungslos an jedem Arbeitsort andocken und haben für die Nutzungsdauer dort unseren voll funktionsfähigen Arbeitsplatz mit individueller Connectivity.
Unsere Spielregeln
Ein solch fluides Konzept, das die jeweilige Tätigkeit zu Grunde legt, benötigt für seinen Erfolg jedoch klare, für alle geltende Regeln. Wir haben eindeutig definiert, welchen Tätigkeiten wir an welchen Arbeitsorten nachgehen können und welche Aktivitäten an bestimmten Orten nicht gestattet sind (z.B. laute Kommunikation im Open Space oder Telefongespräche im Ruheraum).
Damit diese Spielregeln nicht im Laufe der Zeit aufweichen und folglich die Geräuschkulisse wieder ansteigt, stellen wir unser Regelwerk und dessen Einhaltung regelmäßig auf den Prüfstand und kommunizieren in bestimmten Abständen wiederkehrend, welche GOs und NOGOs es bei uns gibt.
Unser Resultat
Wir haben sehr gute Erfahrungen gemacht, unsere MitarbeiterInnen im Change-Prozess von Anfang an mitentscheiden und das Konzept entwickeln zu lassen, statt sie lediglich darüber zu informieren. So hat sich von Projektbeginn an eine breite Akzeptanz aufgebaut, die den Switch von Alt zu Neu erheblich erleichtert hat. Einige Monate nach Inbetriebnahme haben wir wieder eine anonyme Befragung durchgeführt. Das Ergebnis ist durchweg positiv: 70% sind sehr zufrieden mit den neuen Abläufen und den aktivitätsbasierten Arbeitsorten. Über 20% sind zufrieden oder neutral bezüglich der Neuerungen. Die Resonanz in direkten Gesprächen spiegelt diese Zufriedenheit ebenfalls wider – wir haben richtig Spaß in unserer neuen Büroumgebung!
Ich persönlich stelle fest, dass wir unsere Kommunikation deutlich verbessert haben und alle KollegInnen nochmal einen Schub Extra-Motivation erhalten haben. Durch die Platzwechsel findet im Team nun mehr (Wissens-)Austausch statt als im vorigen statischen System. Die Problematik des hohen Geräuschpegels hat sich auch reguliert, weil alle die jeweiligen Spielregeln einhalten. Dies führt zu höherer Zufriedenheit, weniger Stress und einer Steigerung der Produktivität.
Wir stellen auch fest, dass unsere MitarbeiterInnen richtig stolz auf ihre neu gestalteten Flächen sind und Kunden und Geschäftspartnern gerne eine kleine Besichtigungstour anbieten. Insgesamt bin ich hochzufrieden mit unserem neuen Workplace-Konzept und dem gesamten Change-Prozess.
Viele unserer Kunden stehen mit wachsenden Teams aktuell vor der Entscheidung, neue Flächen zu beziehen oder aktuelle Flächen effizienter zu nutzen – für beide Varianten sind wir der richtige Partner. Lassen Sie uns über Möglichkeiten für Ihr neues Bürokonzept sprechen!
Stephan Bräuning
Geschäftsführer
Head of Office Letting | Frankfurt
Telefon +49 69 719192-18
[email protected]
